O QUE É MIS (SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO)

Um sistema de informação gerencial (MIS) é um computador sistema de hardware e software que atua como base para as operações de uma organização. Um MIS coleta dados de vários sistemas on-line para apoiar a tomada de decisões gerenciais, analisa as informações e relata os dados.

Em uma organização, é utilizado para coordenação, controle, análise e visualização de informações. Pessoas, procedimentos e tecnologia estão todos envolvidos no estudo de sistemas de informação gerencial em um ambiente organizacional. Fornece às empresas e organizações tecnologia que facilita a comunicação e o fluxo de informações, auxiliando na resolução de problemas e dando à organização uma vantagem competitiva.

O que é MIS (Sistema de Informação Gerencial)?

Papel do MIS

Um sistema de informações gerenciais (MIS) é um banco de dados informatizado de dados financeiros criado e projetado para gerar relatórios regulares sobre as operações para todos os níveis de gestão dentro de uma empresa. Além disso, relatórios específicos normalmente podem ser facilmente obtidos no sistema. O principal objetivo do MIS é fornecer feedback aos gestores sobre seu desempenho, para que a alta administração possa ficar de olho em todo o negócio. O MIS compara frequentemente dados “reais” com resultados e resultados “planeados” do ano anterior para avaliar o progresso em direcção aos objectivos.

Os dados dos departamentos e funções corporativas são enviados ao MIS. Algumas informações são coletadas automaticamente através de balcões de check-out conectados a computadores, enquanto outras informações são inseridas manualmente em intervalos regulares. Outros relatórios são adquiridos usando linguagens de consulta integradas, enquanto os relatórios de rotina são pré-programados e executados periodicamente ou sob demanda. Os gerentes usam funções de exibição integradas ao sistema para verificar o progresso em PCs de mesa conectados ao MIS por redes. O desempenho das ações da empresa também é acompanhado e demonstrado por diversos sistemas sofisticados.

Evolução do SIM

É útil dividir a história dos sistemas de informação gerencial em quatro ou cinco períodos para entender sua evolução.

Meados da década de 1960 a meados da década de 1970:

Os sistemas de informação foram centralizados durante os primeiros anos do MIS informatizado e centravam-se apenas nos requisitos de gestão e governação. Os departamentos de contabilidade eram responsáveis pela maioria dos sistemas de informação e seus relatórios.

Meados da década de 1970 a meados da década de 1980:

Embora o MIS ainda se concentrasse principalmente na gestão e na supervisão, outros departamentos começavam a tirar partido da tecnologia. A forma e o âmbito de grupos diretores adicionais de Sistemas de Informação e de iniciativas lideradas pelos utilizadores estabelecem frequentemente projetos.

Meados da década de 1980 até o final da década de 1990:

Este período viu o crescimento dos sistemas de informação centralizados e a descentralização da informação. Cada divisão tem sua rede de computadores. A gestão da informação era frequentemente referida como “pastorear gatos”. Um novo trabalho para lidar com a aquisição e operação de vários sistemas de informação evoluiu em muitas empresas durante esse período.

Do final da década de 1990 até hoje:

Os sistemas de informação ainda estão intimamente relacionados com a governação e a gestão no período moderno, mas estão amplamente dispersos e acessíveis a quase todos os funcionários através de diversas plataformas. Para que uma empresa cliente possa aceder facilmente às informações dos fornecedores e os seus consumidores, por sua vez, possam aceder a essas informações, muitos sistemas de informação são integrados entre várias empresas.

Hoje em diante:

O rápido crescimento da largura de banda da Internet resultou em uma dependência significativa da computação em nuvem. Alguns afirmam que isto anuncia uma nova era na ascensão do trabalhador e que esta é a era dos sistemas de informação de gestão. Hoje em dia, quase qualquer funcionário pode fazer julgamentos fundamentados devido às ferramentas que são facilmente acessíveis em diversas plataformas. A distinção entre aqueles que criam e aqueles que utilizam informação MIS está a tornar-se cada vez mais nebulosa.

Pilares do MIS

Gestão, Informação e Sistema constituem os três pilares do MIS. Estes são descritos mais abaixo.

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Planejamento
Organizando
Pessoal
Direção
Controle

Componentes do MIS

Cinco componentes compõem um sistema de informações gerenciais: pessoas, processos de negócios, dados, hardware e software. Para atingir as metas corporativas, cada um desses componentes deve cooperar.

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Objetivo do MIS

Os principais objetivos de um MIS são auxiliar os executivos nas decisões que promovam a estratégia do negócio e implementar a estrutura e dinâmica organizacional da empresa para administrar a organização de forma mais eficaz e obter uma vantagem competitiva.

Alguns objetivos do MIS são os seguintes:

Captura de dados:Os dados são coletados pelo MIS de diversas fontes internas e externas da organização. Os dados podem ser capturados manualmente ou através de terminais de computador.Processamento de Dados:Os dados registrados são processados para criar as informações necessárias. O processamento de dados inclui tarefas que incluem cálculo, classificação, categorização e resumo.Armazenamento de informações:Os dados processados ou não processados são mantidos no MIS para uso posterior. Qualquer informação que não seja imediatamente necessária é preservada como um registro para uso posterior da organização.Recuperação de informações:Conforme e quando necessário, o sistema de informação gerencial obtém dados de seus bancos de dados para diversos usuários.Disseminação de informação:Os usuários da organização recebem a informação, produto final do sistema de informação gerencial. Ocorre regularmente ou online através de um terminal de computador.

Características do SIM

Abordagem sistêmica:O MIS adere à abordagem sistêmica, que denota um procedimento passo a passo para examinar a operação de um sistema no contexto do objetivo para o qual foi criado. Implica ter uma perspectiva abrangente sobre como funcionam os subsistemas organizacionais.Orientado para a gestão:A natureza do MIS orientada para a gestão sugere que deve ser utilizada uma metodologia de concepção do MIS de cima para baixo. De acordo com uma abordagem de cima para baixo, as necessidades de gerenciamento e os objetivos de negócios são decididos no início do desenvolvimento do sistema. O MIS sugere uma gestão que trabalha dinamicamente com o desenvolvimento do sistema para alcançar a completude das decisões de gestão.De acordo com os requisitos:O MIS deve ser concebido e desenvolvido com base nos dados de que os gestores necessitam. O planejamento estratégico, o controle de gestão e o controle operacional são três níveis distintos nos quais as informações necessárias de projeto e desenvolvimento são encontradas. Conseqüentemente, o MIS deve atender às necessidades específicas dos gestores nos vários níveis da hierarquia de uma organização.Focado no futuro:O MIS deve ser concebido e desenvolvido tendo em mente o futuro, para que não se limite a fornecer apenas dados históricos.Integrado:Um MIS completo combina todos os seus subcomponentes para fornecer os dados pertinentes para tomar uma decisão sensata. Um elemento essencial do MIS é um sistema integrado que combina dados de vários domínios operacionais.Fluxos de dados comuns:Esta ideia sustenta várias perspectivas fundamentais na análise de sistemas, incluindo a redução da duplicação, a fusão de tarefas relacionadas e a simplificação de processos. O aumento do fluxo comum de dados é uma ideia sensata e rentável.Planejamento de longo prazo:Dado que o MIS implica um planeamento lógico para o sucesso de uma organização, deve ser sempre desenvolvido como um plano a longo prazo. O analista deve considerar as demandas do negócio e as análises focadas no futuro ao criar o MIS.Relação relevante entre planejamento de subsistemas:O desenvolvimento do MIS deve ser dividido nos subsistemas associados. Estes sistemas de apoio devem ser úteis com um planeamento cuidadoso.Banco de dados central:Os dados são apresentados em forma tabular na base de dados central. Este banco de dados contém dados relacionados a estoques, funcionários, clientes e outras fontes de informação. O banco de dados é responsável pelos processos de inserção, exclusão e atualização de registros.

Tipos de sistema de informação gerencial (MIS)

Os sistemas de informação assumem várias formas para recolher dados, fornecer relatórios e ajudar os gestores operacionais e de nível médio na tomada de decisões. Dependendo da situação, vários sistemas de informação de gestão são utilizados. Assim, escolher o tipo apropriado de MIS é crucial. Aqui estão alguns dos tipos MIS frequentemente usados:

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1. Sistema de Relatórios Gerenciais

É um banco de dados que rastreia todas as finanças e atividades comerciais em vários níveis de gestão. Os gestores de nível médio normalmente utilizam um sistema de relatórios de gestão para produzir relatórios frequentes, comparando o desempenho financeiro passado e presente para avaliar o crescimento financeiro. Os gestores de nível intermediário também podem utilizá-lo para analisar seu desempenho. Os gestores de nível sênior comparam a situação financeira atual e a eficácia operacional da empresa com as metas estabelecidas da empresa, usando dados fornecidos pelo sistema de relatórios.

2. Sistemas de Controle de Processo

Este sistema concentra-se em atividades comerciais físicas ou industriais, como montagem de automóveis, refino de petróleo ou fabricação de metais. O sistema de controle de processo coleta dados continuamente e produz um relatório sobre o desempenho do sistema. O relatório ajuda a gestão a avaliar o funcionamento do processo e fornece informações sobre quando ocorreu um evento específico. Além disso, revela a frequência com que o sistema de produção se desvia de um processo de produção cíclico. Este tipo de dados é útil para avaliar a eficácia do sistema de produção e manter o controle sobre a segurança dos trabalhadores e dos equipamentos.

3. Sistema de vendas e marketing

Os gerentes podem monitorar a eficácia das vendas e da publicidade de uma empresa por meio de sistemas de vendas e marketing. Por meio de avaliações e comentários de clientes, os sistemas de marketing podem gerar relatórios que auxiliam os gerentes a aumentar o calibre de seus produtos. Os gerentes de marketing que utilizam sistemas de vendas podem usar relatórios para saber mais sobre as vendas esperadas e avaliar como elas se comparam aos lucros atuais. Eles podem usar isso para reconhecer padrões e desenvolver soluções para desenvolvimento futuro. Esses sistemas podem acompanhar as discrepâncias de preços entre os produtos e as promoções e campanhas publicitárias atuais usadas por varejistas específicos. Os gerentes podem usar essas informações para rastrear as vendas de um produto e direcionar promoções ou descontos adicionais.

4. Sistema de controle de estoque

Ele monitora todos os eventos relacionados ao estoque, como roubo, deterioração e estoque disponível, permitindo que o gerenciamento veja quais produtos estão se esgotando mais rapidamente e exigem reabastecimento, seja em locais de varejo específicos ou no armazém comercial. A movimentação do estoque para o depósito, do depósito para as lojas, vendas e devoluções são todos rastreados pelo sistema de controle de estoque.

5. Sistemas de contabilidade e finanças

Ele monitora os ativos e investimentos de uma organização. Ele compila todas as informações relevantes para os relatórios financeiros exigidos por lei para impostos federais, estaduais e locais, folha de pagamento e fundos de pensão. Se a instituição publicar relatórios anuais, o sistema contabilístico e financeiro entrega os relatórios necessários para essas auditorias. Também facilita o lançamento de transações diárias, como receitas de vendas, devoluções e depósitos bancários. Este método é a base para demonstrações mensais, como lucros e perdas e balanços. Além disso, essas declarações ajudam os gestores a comparar o sucesso financeiro atual da empresa com seus resultados históricos e a estabelecer metas para expansão futura.

6. Recursos humanos

Com a utilização deste sistema de gestão da informação, a gestão pode regular a forma como a informação é distribuída por toda a empresa. O sistema de informação de automação de escritório inclui ferramentas eletrônicas que os gestores utilizam para se comunicar com outros gestores departamentais, seus funcionários ou mesmo com outros funcionários. Folha de pagamento, benefícios e aposentadoria são todos componentes financeiros dos sistemas contábeis e financeiros rastreados por este sistema. O sistema de recursos humanos também rastreia muitas outras coisas. Fornecer avisos de sessões de treinamento exigidas pela conformidade legal e regulamentos de RH facilita a comunicação entre os membros da equipe, o RH e a gerência.

7. Sistema de apoio à decisão

Os sistemas de apoio à decisão coletam informações de fontes internas e externas para auxiliar os gestores na tomada de decisões de negócios. Dados de outros departamentos, como dados financeiros, dados de estoque ou margens de vendas atuais de um trimestre, são exemplos de dados de fontes internas. As fontes de dados externas incluem desenvolvimentos da indústria, taxas de juros e custos com empresas ou fornecedores rivais. Ao fazer julgamentos sobre a construção de crescimento, cotas anuais de trabalho ou criação de novas políticas, um gestor pode empregar um sistema de apoio à decisão.

8. Sistema de informação executiva

O sistema de informações executivas é feito para ajudar a gestão executiva a supervisionar os executivos. Ao fornecer informações em tabelas e gráficos, este sistema simplifica a análise de dados pelos gestores e a tomada de decisões informadas.

9. Sistemas de informação de marketing

O Sistema de Informações de Marketing refere-se à coleta, análise, interpretação, armazenamento e apresentação sistemática de informações de mercado aos profissionais de marketing, regular e continuamente, de fontes internas e externas. Fornece aos profissionais de marketing detalhes importantes para decidir a melhor forma de realizar as operações de marketing, como preços, embalagens, desenvolvimento de novos produtos, distribuição, mídia e promoção.

10. Sistema de transação

Os sistemas de processo de transação capturam dados durante a atividade transacional diária de uma organização. Eles também podem ficar de olho em outras operações regulares, como filas de mercadorias ou reservas de diversas mercadorias. A folha de pagamento e outras operações corporativas que envolvem depósitos podem ser automatizadas com sistemas de transação.

11. Sistema de gestão de informações escolares

Um sistema de informação escolar (SIMS) permite que uma escola opere de forma eficiente. Muitas escolas estão utilizando essa tecnologia para lidar com todas as operações nos bastidores de uma escola, bem como para moldar os cérebros dos jovens. O sistema de informação escolar diminuiu a carga de trabalho de manutenção e gestão dos registos de frequência dos alunos.

12. Planejamento de recursos empresariais

Uma empresa usa software ou sistema para planejar e gerenciar atividades diárias como cadeia de suprimentos, manufatura, serviços, finanças e outros processos. Contabilidade e compras, gerenciamento de projetos, gerenciamento de relacionamento com clientes, gerenciamento de riscos, conformidade e operações da cadeia de suprimentos são apenas algumas tarefas que o software de planejamento de recursos empresariais pode realizar para automatizar e agilizar uma empresa ou organização.

Vantagens do SIM

Facilita o planejamento:Com o crescimento do tamanho e da complexidade das organizações, os gestores trabalham agora remotamente, em vez de no local de operações, graças às informações úteis que o MIS fornece para uma tomada de decisão eficaz.Minimiza a sobrecarga de informações:O MIS auxilia na segmentação de dados em componentes mais gerenciáveis e pertinentes para a tomada de decisões. Como resultado, enormes quantidades de dados organizados são menos confusas.MIS incentiva a descentralização:A descentralização do poder é possível através do MIS. Isso ajuda na atualização de políticas e práticas organizacionais. Como existem sistemas minoritários em níveis mais baixos de medição de desempenho, isto é plausível.Traz Coordenação:Todos os nós de tomada de decisões organizacionais estão conectados através do MIS. Isso garante a operação eficiente de uma organização. Ajuda na absorção da atividade especializada para que cada área entenda as necessidades e dificuldades das outras.Torna o controle mais fácil:O MIS é um instrumento crucial que conecta o planejamento e o controle gerencial. O MIS utiliza computadores para expandir a capacidade de processamento e armazenamento de dados e, ao mesmo tempo, diminuir custos. Melhora a capacidade da gestão para avaliar e aumentar o desempenho.

Desvantagens do SIM

Muito caro para instalar e configurar:A principal desvantagem do MIS é que sua implantação em uma empresa é extremamente cara. Numerosos componentes de hardware e software são necessários para que este sistema de informação funcione.Falta de flexibilidade para se atualizar:O MIS não pode se atualizar automaticamente como muitos outros aplicativos. O sistema deve ser atualizado manualmente, coletando dados brutos e colocando-os nele para processamento e atualização dos dados armazenados anteriormente.Risco de fraude:Em cada fase da transação, devem ser realizados controlos e verificações apropriados. Qualquer violação pode levar a situações potencialmente perigosas, como a publicação de transações ilegais por um intruso.Leva em consideração apenas fatores qualitativos:O MIS ignora aspectos não qualitativos, incluindo o moral, a atitude e a motivação dos funcionários, em favor de considerar apenas os factores qualitativos.Grande dependência da tecnologia:Nos sistemas de informação informatizados, a tecnologia é fortemente dependente. As informações não poderão ser acessadas durante qualquer falha de dispositivo ou software até que o software ou hardware necessário seja substituído.