MS Excel, também conhecido como Microsoft Excel, é um software amplamente utilizado na maioria das empresas ou negócios em todo o mundo. Ele fornece várias ferramentas, funções e recursos para tornar este software lucrativo para empresas globais em vários campos. Portanto, para aprender e organizar adequadamente os dados no Excel, devemos conhecer a definição e os fundamentos deste poderoso software.

Este artigo discute a definição de MS Excel e seus fundamentos para nos ajudar a nos familiarizarmos com este poderoso software.

Definição de MS Excel

Por definição, 'Microsoft Excel é um programa de planilha criado pela Microsoft que utiliza tabelas para registrar e analisar dados numéricos e estatísticos com fórmulas e funções'.

Em palavras simples, o MS Excel é um poderoso programa de planilha incluído no Microsoft Office e é usado principalmente para registrar dados em tabelas. Consiste em várias linhas e colunas, que podem ser usadas para inserir dados. O programa é considerado útil para diversas tarefas, como cálculo de despesas semanais, elaboração de recibos de vencimento, contabilidade e classificação/filtragem interativa de dados por vários critérios.

História e lançamentos do MS Excel

MS Excel é um dos programas de planilha mais antigos e passou por diversas atualizações e correções. Este poderoso programa de planilhas foi lançado inicialmente em 1985 para sistemas baseados em Macintosh. Mais tarde, foi lançado para outras plataformas populares, incluindo Windows.

A tabela a seguir exibe a lista de todas as versões do Excel lançadas até agora para Macintosh:

A tabela a seguir exibe a lista de todas as versões do Excel lançadas até agora para Windows:

É importante observar que o Excel versão 4.0 foi incluído como parte do Microsoft Office Suite no Office versão 3.0. Desde então, o Excel foi continuamente atualizado com o pacote Office.

Recursos do MS Excel

No início, o Excel desempenhou um papel crucial na execução de diversas operações financeiras para as empresas, incluindo escrituração contábil e manutenção de registros. No entanto, ele recebeu diversas atualizações ao longo do tempo, o que normalmente ajudou a tornar o Excel um software obrigatório para processos de negócios. A versão mais recente do Excel vem com uma ampla gama de recursos.

Alguns dos recursos essenciais do Microsoft Excel incluem o seguinte:

Cabeçalho e rodapé: Assim como os documentos do Word, também podemos usar cabeçalho/rodapé em nossos documentos Excel. Ele está localizado na parte superior e inferior de cada página de uma planilha.

Localizar e substituir: O MS Excel nos permite encontrar os dados desejados, como texto ou números, usando o recurso Localizar na planilha. Além disso, também podemos substituir os dados existentes por dados atualizados personalizados.

Proteção de senha: Ao usar a senha, podemos proteger nossa pasta de trabalho do Excel contra acesso não autorizado. Em última análise, esse recurso nos ajuda a manter nossos dados protegidos.

Filtragem de dados: A filtragem de dados é uma maneira mais rápida de localizar e continuar trabalhando com um subconjunto de dados em um intervalo selecionado. O recurso de filtragem de dados é útil e vem com opções de AutoFiltro e Filtro Avançado.

marcação tachada

Classificação de dados: Usando o recurso de classificação de dados, podemos organizar os dados das planilhas do Excel em algumas ordens lógicas. O Excel normalmente nos permite classificar os dados de várias maneiras, incluindo em ordem crescente ou decrescente.

Fórmulas embutidas: O MS Excel contém uma ampla variedade de fórmulas que podemos usar para realizar cálculos fáceis a complexos. Algumas fórmulas básicas incluem soma, subtração, multiplicação, divisão, média, mínimo, etc.

Atualização de dados em tempo real: No Excel, aplicamos diversas funções para calcular valores e obter os resultados desejados. Se substituirmos alguns valores existentes por novos, o Excel atualiza automaticamente os resultados nas células correspondentes.

Inserção de Gráficos: Um dos recursos proeminentes do Excel é a disponibilidade de vários gráficos, como gráficos de pizza, gráficos de barras, gráficos de linhas e muito mais. Às vezes, esses gráficos podem fazer uma grande diferença na análise e comparação de dados.

Além dos recursos de planilha padrão, o Excel também oferece suporte de programação por meio do Visual Basic for Applications (VBA) da Microsoft, a capacidade de acessar dados de fontes externas por meio do Dynamic Data Exchange (DDE) da Microsoft.

Usos do MS Excel

O MS Excel é amplamente utilizado para organizar dados e realizar cálculos fáceis a complexos para obter resultados para análises financeiras. É preferido em quase todos os setores empresariais e em empresas de pequena a grande escala.

Apesar disso, também é usado para gerenciar despesas e outros itens baseados em dados para necessidades domésticas. Não é errado dizer que os usos do MS Excel são quase infinitos. Diferentes pessoas usam este software poderoso de acordo com suas necessidades.

Alguns dos usos essenciais do MS Excel estão listados abaixo:

• Entrada de dados
• Gestão de dados
• Analise financeira
• Modelagem Financeira
• Contabilidade
• Gerenciamento de tempo
• Gerenciamento de tarefas
• Programação (VBA)
• Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)
• Gráficos, gráficos e relatórios

Em particular, o Excel é um requisito para quaisquer dados que precisem ser organizados.

A interface do Excel

A interface do Excel é simples e pode ser facilmente compreendida. Isso é importante para entender a interface principal para começar a trabalhar nela.

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A imagem a seguir exibe todas as seções principais do Excel, incluindo barra de fórmulas, linha, coluna, célula, guia da planilha, etc.

Vamos discutir brevemente todos os termos exibidos na imagem acima:

Célula:O ponto de interseção de uma linha e coluna é chamado de célula. O Excel contém várias células em uma planilha. Cada célula é identificada por um endereço único formado pela combinação de dois caracteres, como a letra de uma coluna e o número de uma linha.Linha:Uma linha é um espaço horizontal em uma tabela usado para registrar dados. O Excel contém várias linhas em uma planilha. Cada linha possui um número único, começando em 1.Coluna:Uma coluna é um espaço vertical em uma tabela usado para registrar dados. O Excel contém várias colunas em uma planilha. Cada coluna possui um endereço exclusivo representado por uma letra, começando pela letra A.Planilha:Uma planilha do Excel refere-se à área de linhas e colunas, que juntas formam uma tabela. Podemos adicionar gráficos, formas e outros objetos suportados desejados à planilha. Também é conhecido como planilha ou planilha.Pasta de trabalho:Uma pasta de trabalho do Excel refere-se ao arquivo principal que inclui planilha(s) e objetos relacionados.

Noções básicas de MS Excel

Devemos conhecer o básico do MS Excel para começar a trabalhar nele. A seguir estão algumas coisas básicas para aprender:

Abrindo um MS Excel

Abrir o MS Excel é a primeira coisa que devemos saber para trabalhar nisso. Pode haver diferentes maneiras de abrir um MS Excel, como:

• Podemos abri-lo clicando duas vezes em seu ícone diretamente na área de trabalho, se instalado usando as configurações padrão.
  
• Podemos abri-lo clicando duas vezes em seu nome no menu Iniciar, localizado dentro da pasta MS Office.
  
• Podemos usar o recurso ‘Windows Search’ e inserir o texto ‘Excel’. Ele exibirá todos os arquivos e programas com este nome localizados no computador. Assim, podemos clicar duas vezes em seu nome nos programas para abri-lo.
  

É importante ressaltar que o MS Excel deve estar instalado na máquina, e só assim poderemos abri-lo. Se não encontrarmos o programa seguindo as etapas acima, significa que o sistema não possui o pacote Office.

Abrindo uma planilha

Depois de abrirmos o MS Excel, ele nos solicitará que prossigamos. Mais especificamente, apresenta vários blocos dos quais podemos escolher o desejado e começar a trabalhar nele. Se quisermos começar a trabalhar do zero, podemos selecionar o bloco ‘Pasta de trabalho em branco’ e lançar uma planilha preta.

Além disso, se tivermos um arquivo Excel existente e quisermos trabalhar nele, podemos clicar em ‘Abrir outras pastas de trabalho’ do canto inferior esquerdo. Depois disso, podemos localizar o arquivo usando o explorador de arquivos e clicar duas vezes nele. O arquivo existente será aberto instantaneamente.

Trabalhando com a faixa de opções

A faixa de opções é conhecida como painel de controle central do Excel. Esta ferramenta poderosa está localizada na parte superior da janela depois de abrirmos o Excel.

Podemos fazer quase tudo no Excel a partir da faixa de opções.

Uma faixa de opções contém várias guias, como Home, Inserir, Layout de página e muito mais, e cada guia consiste em um número de botões para processar diferentes comandos no Excel. A melhor coisa sobre esses botões é que se colocarmos o cursor do mouse em qualquer botão, ele nos dirá qual tarefa ele realizará.

Além disso, o Excel nos permite personalizar a faixa de opções conforme nossa escolha. Podemos ocultar/exibir e inserir novos comandos de acordo.

Gerenciando as planilhas

Outro excelente recurso do Excel é que as pastas de trabalho do Excel podem ter várias planilhas. Podemos gerenciar diferentes planilhas da pasta de trabalho diretamente na parte inferior da janela. Em uma ‘pasta de trabalho em branco’ padrão, podemos ver uma única planilha com o nome 'Folha1'.

Para inserir mais planilhas, podemos usar um mais (+) sinal, que é fornecido ao lado do nome da folha. Além disso, podemos clique com o botão direito em seu nome para exibir o número de outras opções relacionadas às planilhas. Podemos clicar nessas opções para gerenciar as planilhas de acordo.

Inserindo os Dados

Inserir os dados no Excel é uma das etapas básicas. Embora seja a etapa inicial que precisamos realizar no Excel para começar a trabalhar com dados, é bastante fácil e quase sem esforço.

Para inserir os dados, podemos selecionar a célula específica e começar a pressionar o botão do teclado de acordo. Apesar disso, também podemos copiar, recortar e colar dados no Excel de outros programas. Além disso, também podemos importar os dados de outros arquivos.

O Excel nos permite usar texto, números, símbolos e outros caracteres necessários para a entrada de dados.

Executando Cálculos

É outro grande recurso do Excel que podemos realizar vários cálculos em nossos dados. Realizar cálculos básicos no Excel é muito fácil.

Podemos usar sinais matemáticos entre os dados e os resultados serão fornecidos automaticamente. Por exemplo, se inserirmos = 4+5 em qualquer uma das células e pressione o botão Enter, a célula exibirá o valor 9 , qual é o soma de 4 e 5. Além disso, se selecionarmos uma célula específica, a fórmula original (tudo o que fornecemos naquela célula) será exibida na barra de fórmulas.

De outra forma, também podemos utilizar as referências de células e inserir as operações matemáticas entre elas. Isso também derivará o resultado correspondente. Por exemplo, suponha que inserimos 4 na célula A1 e 5 na célula B1. Próximo, entramos = A1+B1 na célula C1. Ao fazer isso, a célula C1 exibe a soma dos valores fornecidos nas células A1 e B1.

Da mesma forma, podemos realizar outros cálculos aritméticos no Excel.

Usando funções

Obter resultados utilizando as funções do Excel é uma das tarefas essenciais e pode reduzir até certo ponto o tempo do processo de trabalho.

Em particular, a maioria das funções/fórmulas tomam conjuntos de números como entradas e fornecem os resultados correspondentes. Vamos discutir isso com um exemplo simples:

Suponha que insiramos 4 na célula A1 e 5 na célula B1. A seguir, inserimos = SOMA(A1,B2) em célula C1. Ao fazer isso, a célula C1 exibe a soma dos valores fornecidos nas células A1 e B1.

O Excel possui uma ampla gama de funções valiosas. Para visualizar diferentes funções, podemos navegar até a guia ‘Fórmulas’ e selecionar a categoria específica a partir daí. O Excel exibe todas as funções suportadas dessa categoria específica.

Depois de nos familiarizarmos com as funções, podemos insira o sinal de igual (=) dentro da célula e escreva iniciar qualquer função nela. Em seguida, o Excel exibe automaticamente as funções correspondentes e sua sintaxe. Podemos selecionar a função e prosseguir de acordo com a sintaxe.

Salvando nosso trabalho

Depois de concluir nosso trabalho, devemos salvá-lo em um arquivo. Se fecharmos o Excel sem salvá-lo, perderemos nosso trabalho. A maneira mais fácil de salvar um arquivo Excel em um computador é pressionar um atalho de teclado 'Ctrl+S'. Assim que pressionarmos este atalho, o Excel nos pedirá para escolher um nome de arquivo e o local para salvá-lo.

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Também podemos clicar no 'Salvar' botão localizado no 'Barra de acesso rápido'. Este botão também nos ajuda a salvar os dados temporários em um arquivo existente.

Pontos importantes a serem lembrados

Há muitas coisas cruciais que devemos saber antes de começarmos a trabalhar no Excel. Algumas das coisas mais importantes a serem lembradas estão listadas abaixo:

• O Excel nos permite usar uma ampla variedade de atalhos de teclado para agilizar nosso processo de trabalho. Devemos utilizar teclas de atalho do Excel e aumentar a produtividade do nosso processo de trabalho.
• Quando queremos compartilhar um arquivo Excel com alguém e não há necessidade de edições adicionais, devemos salvar o arquivo em formato pdf. Este formato não é fácil de editar, tornando os dados protegidos contra entradas não autorizadas. Além disso, o formato pdf também é mais conhecido para fins de impressão.
• O Excel nos permite utilizar diferentes extensões de arquivo. No entanto, cada extensão tem seus usos. Em particular, a extensão XLSX é o formato padrão para arquivos Excel quando não há macros VBA dentro dele.
• Se o arquivo Excel contiver grandes quantidades de dados (geralmente mais de 10 MB), devemos usar a extensão XLSB. É mais rápido e compatível com todas as funções, formatação e até macros VBA. No entanto, este formato pode não ser compatível com outros programas de planilhas.
• Como o Excel suporta programação VBA, não devemos abrir um arquivo Excel recebido de fontes não confiáveis ​​porque ele pode conter alguns códigos vulneráveis.
• Ao salvar um arquivo Excel usando o comando ‘Salvar como’, devemos ser cautelosos; caso contrário, podemos acabar substituindo por engano o arquivo pelo original. Dessa forma, às vezes podemos perder dados essenciais.