O Microsoft Excel é um dos softwares de planilha mais antigos e amplamente utilizados. O software recebeu muitas atualizações ao longo do tempo, incluindo suporte para novas extensões ou tipos de arquivo que surgiram ao longo do tempo. Cada nova extensão tem funcionalidades e usos completamente diferentes. Portanto, devemos conhecer as diversas extensões mais utilizadas no Excel.
Neste artigo, estamos discutindo extensões de arquivo comuns usadas no Excel. Antes de discutir as extensões de arquivo do Excel, vamos primeiro entender a definição de extensão de arquivo.
O que é uma extensão de arquivo?
Uma extensão de arquivo refere-se principalmente a um sufixo adicionado no final do arquivo do computador (um objeto que contém informações, dados ou comando) para definir o tipo de arquivo. Geralmente, uma extensão de arquivo inclui de dois a quatro caracteres. Além disso, a extensão é separada do nome do arquivo por um sinal de ponto (.).
Por exemplo, um arquivo com o nome 'Example.docx' possui uma extensão de arquivo '.docx', indicando um arquivo de documento do Word.
Por que as extensões de arquivo do Excel são importantes?
Existe uma grande variedade de extensões de arquivo. Cada extensão fornece as informações necessárias sobre o tipo de arquivo. Cada extensão tem uma função específica, e devemos conhecer a extensão para abrir um arquivo usando o tipo certo de software. Nem todas as extensões de arquivo são suportadas por todos os softwares. Dessa forma, as extensões de arquivo do Excel podem nos ajudar a saber mais sobre o tipo de arquivo e que tipo de dados ele inclui, ou seja:
- Quer inclua VBA (Visual Basic for Applications) ou macros,
- Se o arquivo é um modelo,
- Se o arquivo foi salvo para uma versão mais antiga do Excel,
- Se o arquivo foi salvo com a versão herdada geral,
- Se o formato do arquivo é binário ou um documento XML, etc.
Todos esses detalhes podem ser obtidos por extensão de arquivo. Cada extensão possui um nome descritivo, que nos ajuda a identificar a finalidade ou técnica para a qual a extensão correspondente é utilizada. Além disso, podemos organizar/organizar diferentes tipos de arquivos em diretórios diferentes depois de conhecer suas extensões de arquivo.
Extensões de arquivo Excel
Embora o Excel tenha uma variedade de extensões de arquivo suportadas, estamos discutindo algumas das extensões significativas abaixo:
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Extensão XLSX no Excel
A extensão XLSX é a extensão padrão do Excel quando não há uso de macros nele. Esta extensão é baseada em XML e usada principalmente para Excel 2007 e Excel 2010. Antes do Excel 2007, a extensão de arquivo padrão para Excel era XLS. Após a introdução da extensão XLSX, o tamanho do arquivo foi drasticamente reduzido em comparação com o XLS. Devido a isso, baixar e compartilhar os arquivos ficou muito mais fácil do que antes.
Além disso, XLSX é uma extensão livre de códigos maliciosos. Isso ocorre porque a extensão XLSX não pode armazenar o código de macro VBA. No entanto, ele pode usar e armazenar todas as funções utilizadas no Excel. Além disso, esta extensão é suportada por outro software semelhante, tornando os arquivos desta extensão acessíveis em outros aplicativos. A principal desvantagem de usar a extensão XLSX é que se quisermos executar o arquivo em uma versão anterior ao Excel 2007, não poderemos salvar o arquivo Excel usando esta extensão.
Extensão XLS no Excel
Como dissemos anteriormente, a extensão Excel XLS era o tipo de extensão mais popular antes do Excel 2007. Mais tarde, foi substituída pelo XLSX. Assim, a extensão XLS está quase obsoleta e não a usamos nem vemos mais. No entanto, a extensão ainda está em uso e muitos softwares e ferramentas ainda têm a opção de exportar os dados como arquivos XLS. A única razão pela qual a extensão XLS ainda existe em muitos softwares é que algumas pessoas podem precisar abrir um arquivo em versões do Excel anteriores a 2007 (ou seja, Excel 2003).
Como o Excel pode ler esta extensão, podemos usar qualquer arquivo antigo com esta extensão na nova versão do Excel e continuar trabalhando nele. A extensão XLS é a extensão de arquivo padrão do Excel versão 2.0 ao Excel versão 2003. Existem algumas desvantagens de usar essa extensão hoje em dia. Requer mais espaço em disco, pode conter código VBA malicioso e consiste em um número relativamente pequeno de linhas e colunas do que as extensões mais recentes.
Extensão XLSM no Excel
Sempre que incluímos VBA macros em nosso arquivo Excel existente e tentamos salvá-lo, vemos uma notificação de que para manter macros VBA, temos que salvar um arquivo na extensão XLSM. A extensão XLSM é a extensão padrão quando há macros dentro de um arquivo Excel. Esta extensão é semelhante à extensão XLSX, mas com suporte adicional para macros.
Esta extensão de arquivo baseada em XML e habilitada para macro funciona apenas no Excel 2007 e posterior. Isso significa que não podemos usar esta extensão no Excel antes do Excel 2007. A extensão XLSM foi introduzida principalmente para aumentar a segurança dos arquivos do Excel e protegê-los contra macros e vírus maliciosos. Além disso, esta extensão também pode armazenar todas as outras funções utilizadas no Excel. A desvantagem de usar extensões XLSM é que elas requerem mais espaço em disco do que outros formatos de arquivo (como XLSB).
Extensão XLSB no Excel
A extensão XLSB é uma alternativa opcional às extensões XLSX e XLSM para salvar arquivos Excel. No entanto, esta extensão de arquivo específica é muito mais rápida que XLSX e XLSM para abrir e salvar arquivos Excel. É por isso que a extensão XLSB é usada principalmente para arquivos grandes (mais de 10 MB). Ao contrário das extensões XLSX e XLSB, a extensão XLSB não utiliza o formato XML para armazenar informações. Em vez disso, ele usa o formato binário.
Além disso, a extensão XLSB utiliza comparativamente menos espaço em disco porque os dados são armazenados em uma estrutura binária. Esta extensão também pode armazenar macros VBA e, portanto, não devemos iniciar esses arquivos se baixados ou obtidos de fontes não confiáveis. Como a extensão XLSB foi introduzida no Excel 2007, não podemos abrir arquivos XLSB no Excel 2003 e versões anteriores. Além disso, a extensão XLSB não é usada na maioria dos softwares de terceiros (ou seja, OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg, etc.), portanto, talvez não consigamos abrir/exportar nossos arquivos existentes.
Extensão XLTX no Excel
A extensão XLTX é usada principalmente para modelos Excel. Os modelos do Excel são geralmente definidos como arquivos formatados com diferentes estilos, funções e funcionalidades. Desta forma, os modelos são criados e classificados em seções separadas e baixados do Excel. Além disso, podemos criar nossos modelos personalizados e salvá-los usando a extensão XLTX.
Esta extensão específica é benéfica quando frequentemente começamos a trabalhar a partir de um ponto específico para arquivos diferentes. Portanto, se salvarmos esse ponto específico como um modelo, poderemos sempre usar esse modelo como ponto de partida para outras pastas de trabalho do Excel. Além disso, podemos usar o comando ‘Salvar como’ para salvar nosso trabalho em um novo arquivo Excel, deixando o arquivo original ou modelo intacto das alterações.
Extensão XLTM no Excel
XLTM é outra extensão usada para modelos Excel. No entanto, esta extensão é habilitada para macro, o que nos permite usar macros VBA com modelos. Mais especificamente, podemos usar a extensão XLTM para salvar nossos modelos Excel personalizados com suporte adicional para macros.
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Por outro lado, podemos usar esses arquivos (modelo Excel com macro) como ponto de partida para outras pastas de trabalho do Excel contendo macros sempre que precisarmos.
Extensão XLAM no Excel
A extensão XLAM é usada principalmente para salvar dados de suplementos. Esta extensão não é comumente usada para uso geral. Eles funcionam como suplementos e, quando iniciamos esses arquivos, eles podem funcionar de forma eficiente no Excel. É importante observar que os arquivos XLAM fornecem alguns recursos e funcionalidades adicionais para usar no Excel. Em particular, esses arquivos nos ajudam a adicionar/ampliar os recursos do Excel. Eles também podem incluir macros VBA, imagens, faixas de opções e planilhas com formulários.
Arquivos com XLAM podem ser facilmente iniciados como arquivos normais do Excel. Como esses arquivos são usados para suplementos, talvez seja necessário ativar a opção Suplementos nas configurações do Excel (Arquivo> Opções> Suplementos) se ela estiver desativada. Assim, na próxima vez que abrirmos o Excel, veremos recursos adicionais desse suplemento específico.
Extensão CSV no Excel
A extensão CSV (valores separados por vírgula) geralmente salva uma pasta de trabalho em texto simples. Isso significa que ele não armazena nenhuma fórmula ou formatação nos arquivos. No entanto, esta extensão pode conter caracteres de tabulação, quebras de linha e outros caracteres para serem interpretados corretamente em outros sistemas Windows. Além disso, a extensão CSV salva apenas a planilha ativa.
O Excel nos permite importar ou abrir arquivos CSV diretamente do próprio Excel. A principal aplicação dos arquivos CSV envolve o uso de dados para importação e exportação explicitamente. Portanto, a maioria dos softwares de banco de dados suporta esta extensão para que possamos importar/exportar dados. Como esta extensão não inclui fórmulas e formatação, o tamanho do arquivo geralmente é pequeno. Isso nos permite usar uma grande quantidade de dados. Além disso, podemos usar linhas e colunas ilimitadas. Os arquivos Excel salvos usando a extensão CSV funcionam muito mais rápido durante o processo de abertura e fechamento.
Extensão ODS no Excel
ODS (Open Document Spreadsheet) é uma extensão projetada para funcionar com Excel e outros softwares como OpenOffice, LibreOffice, etc. Quando se trata de Excel, esta extensão específica não oferece suporte a todos os recursos e funcionalidades. É por isso que a extensão ODS não é usada com frequência. Esta extensão é benéfica principalmente quando queremos compartilhar nosso arquivo Excel com alguém que trabalha em outros aplicativos de escritório.
Além disso, quando recebemos um arquivo ODS de alguém e o abrimos/exportamos para Excel, podemos observar alguns problemas de formatação e recursos (como tabelas, gráficos, formatação condicional e muito mais). Normalmente, perdemos formatação ou recursos que o Excel não suporta, mas o OpenOffice sim. No entanto, a extensão ODS pode armazenar texto e dados de forma adequada.
Extensão PDF no Excel
O Excel também permite salvar uma planilha em extensão PDF (formato de documento portátil). Embora esta extensão seja a menos popular no Excel, às vezes é a mais útil. A extensão PDF é usada principalmente quando precisamos compartilhá-la com outras pessoas ou imprimi-la em papel. Isso ocorre porque o PDF mantém a formatação do arquivo e, portanto, não converte automaticamente de um sistema para outro. Além disso, documentos salvos no formato PDF podem ser facilmente reproduzidos usando métodos de impressão comerciais, pois o PDF preserva a formatação.
Como a extensão PDF foi introduzida no Excel 2010, ela não está disponível para uso no Excel 2007 e versões anteriores. Além disso, abrir um arquivo PDF no Excel pode causar alguns problemas de formatação porque existem diferentes softwares para abrir esse formato de arquivo específico, como o Adobe Reader.
Como verificar a extensão do arquivo Excel?
Podemos tentar diferentes métodos para verificar as extensões dos arquivos salvos no Excel. Os dois métodos mais simples para verificar a extensão do arquivo são discutidos abaixo:
Método 1:
- Primeiro, precisamos abrir um local (ou seja, uma pasta) onde o arquivo foi salvo. Somos obrigados a selecionar o arquivo e clicar com o botão direito do mouse nele.
- Na próxima tela, precisamos clicar no botão ' Propriedades 'opção na parte inferior da lista. Se parece com isso:
- Depois disso, veremos uma janela Propriedades. Aqui, podemos verificar o tipo de arquivo ou a extensão na seção ' Em geral ' aba. Consulte a imagem a seguir:
Método 2
Além do método tradicional discutido acima, também podemos marcar o ' Extensões de nome de arquivo 'caixa do' Visualizar ' no explorador de arquivos. Isso exibirá as extensões de arquivo com os nomes dos arquivos no explorador de arquivos.
Convertendo extensão de arquivo Excel para outros formatos
Podemos converter a extensão de um arquivo Excel existente para outro formato navegando pelo Arquivo > Salvar como no Excel. Veremos vários formatos de arquivo em um menu suspenso próximo ao ' Salvar como tipo ' texto. No entanto, os formatos disponíveis na lista podem variar de acordo com o tipo de planilha ativa (planilha de gráfico, planilha ou qualquer outro tipo de planilha).
Vamos entender isso profundamente com as fotos:
- Primeiro precisamos abrir um arquivo que queremos salvar com outra extensão. Podemos abrir qualquer arquivo existente acessando ' Arquivo ' e depois clicando na opção ' Abrir ' da lista. Excel
- Uma vez aberto o arquivo no Excel, temos que clicar no botão ' Arquivo ' novamente e escolha a opção ' Salvar como 'opção da lista. Apesar disso, também podemos usar a tecla de atalho do teclado ' F12 ' para iniciar a caixa de diálogo 'Salvar como' rapidamente.
- Na janela ‘Salvar como’ teremos as opções para escolher o local, inserir o nome do arquivo e escolher o tipo de arquivo (extensão). Podemos escolher o tipo de arquivo na lista suspensa, conforme mostrado na imagem a seguir:
- Após concluir a etapa anterior, precisamos clicar no botão ' Salvar ', e um novo arquivo com a extensão selecionada será salvo no local escolhido.
Nota: Quando alteramos ou salvamos uma extensão de arquivo Excel existente em outro formato de arquivo, algumas de suas formatações, recursos ou dados nem sempre podem ser transferidos.
Qual extensão de arquivo devemos escolher no Excel?
É fundamental escolher a extensão correta para um arquivo Excel; caso contrário, ele pode se comportar mal. Depende principalmente das necessidades do usuário e do tipo de dados, recursos ou formatação que o usuário deseja usar no arquivo Excel.
A seguir estão alguns pontos úteis para selecionar o melhor tipo de arquivo para um arquivo Excel:
- Se quisermos salvar nosso arquivo Excel para fazer uma cópia impressa sem maiores edições, é recomendável escolher a versão PDF. Isso ocorre porque algumas formatações podem mudar automaticamente após a impressão, quando salvas em outras extensões de arquivo. Além disso, uma vez salvo um PDF com a formatação adequada, ele não será alterado automaticamente durante a impressão. Além disso, os arquivos PDF também são difíceis de editar, então nenhuma outra pessoa pode alterar facilmente os dados.
- Se um arquivo Excel tiver macros VBA e o tamanho do arquivo for relativamente grande, sugere-se usar a extensão XLSB. Mesmo que não haja uso de macros VBA, mas o tamanho do arquivo seja grande (mais de 10 MB), devemos escolher a extensão XLSB. Além disso, se um arquivo tiver macros VBA e o tamanho for inferior a 10 MB, é bom usar a extensão XLSM.
- Se houver necessidade de abrir e editar um arquivo Excel com outro software popular, sugere-se escolher a extensão ODF ou XLSX estrito.
- Se quisermos salvar um arquivo Excel para abri-lo com outras versões do Excel, como Excel 2003 ou anterior, precisamos escolher a extensão XLS. Esta extensão é suportada na versão mais antiga; entretanto, os recursos das novas versões não serão exibidos nas versões mais antigas.
Estes são alguns dos formatos mais comuns que podemos escolher. No entanto, existem muito mais opções que podemos escolher com base nos requisitos.